Vuoden 2019 loppupuolella sain mahdollisuuden tutkia maisterityössäni tulevaisuuden työtä ja työympäristöä. Sain toteuttaa tätä kansainvälisen kalusteyhtiön Knoll Inc:in myötävaikutuksella. Yhteistyö antoi mahdollisuuden matkustaa Euroopassa suorittamassa case-tutkimuksia. Se auttoi saamaan Knollin henkilöstön ohjauksessa laajalti oppia toimistosuunnittelusta ja eurooppalaisten toimistojen muutoksesta, sekä haastattelemaan monia arkkitehtuurin ja kalustesuunnittelun ammattilaisia.
Tutkimukseni keskeisin sisältö oli perehtyä eurooppalaisen toimiston tulevaisuuteen digitaalisten yhteyksien ja globaalien verkostojen noustua uudeksi normiksi. Tätä varten vietin suurimman osan loppukesästä ja syksyn Milanossa, josta matkustin eri puolilla Eurooppaa tutustumassa kohteisiin jaetuista co-working tiloista start-up keskuksiin ja suurten organisaatioiden toimistoihin. Alun perin opinnäytteeni aihetta rajattaessa pohdin millaista tilanjakoa vaatii tulevaisuuden työ isossa organisaatiossa, kun entistä enemmän töitä voidaan tehdä etänä. Mikä on toimiston rooli tulevaisuudessa, jos suurten organisaatioiden työkulttuuri ja työympäristö muuttuvat tukemaan tätä kehitystä?
Euroopassa matkatessa pääsin tarkastelemaan tätä kehitystä muun muassa Microsoftin Münchenin pääkonttorissa sekä useissa suuryritysten toimistoissa Lontoossa. Lähes kaikki tutustumiskohteet osoittivat, kuinka toimisto muuttuu avoimeksi tilakokonaisuudeksi, jossa työpisteenä voi olla pöydän ja toimistotuolin lisäksi esimerkiksi varattavia sohvia ja nojatuoleja. Muutoksessa usein vahvaksi osaksi tuli työkulttuurin olennainen muutos, joka on selvästi kytköksissä myös paikalliseen työkulttuuriin. Mikäli muutosten työtiloissa haluttiin toimivan laajemmin, siihen liittyi suunnnittelun tärkeänä osana työntekijöiden kuuleminen ja muutos organisaation työtavoissa.
Muutokseen vahvimmin panostavat toimistot, kuten Microsoft, keskittyivät luomaan koko toimiston kalustesuunnitelman pohjalta. Silloin toimisto suunniteltiin alakohtaisten vaatimusten sekä keskittymisen ja sosiaalisen kanssakäymisen kautta tarjoamaan useita erityyppisiä työpisteitä. Työpisteiden tullessa moninaisemmiksi, niiden keskeinen rooli oli eri tyyppisillä yhdistelmillä antaa joko yksityisyyttä tai paikka ryhmätyöskentelylle. Samalla toimiston ajatus oli luoda alusta, joka yhdistää työntekijät toisiinsa ja organisaatioon. Kun työntekijä osallistui yhtäläisesti organisoimaan oman päivittäisen työskentelynsä puitteet itse, oli keskeistä huomata että myös tilasuunnittelu joutuu tarjoamaan erilaisia variaatioita, jotka palvelevat tai muuntuvat tukemaan hyvin erityyppisiä yksilöllisiä toiveita. Usein tämä muutos muutti toimistotilat varattaviksi digitaalisten alustojen kautta. Nyt monissa maissa on jouduttu paneutumaan pakon sanelemana etätyöskentelyn mahdollisuuksiin. Miten käy esimerkiksi työympäristöjen, joissa yhden työpisteen käyttäjä vaihtuu päivittäin tai jopa tunneittain? Jos meillä on vähemmän syitä fyysisesti palata toimistolle, jossa meillä ei ole vakituista työpistettä, mikä on se tärkeä tekijä, jonka takia kokoonnumme takaisin toimistoon?
Nykyinen nopeasti noussut vaatimus etätyöskentelylle luo monille hankaluutta muokata päivittäiset rutiinit kodin ja työn välillä, ja esimerkiksi säännelty ja totuttu työpisteen ergonomian taso on vaikea tuoda kotiin. Samalla työn organisointi ja ajoittain loputtomilta tuntuvien viestien ja videopuheluiden määrä koettelee monia. Moni varmasti haluaa takaisin toimistolle, vaikka nyt myös etätyön ja -tapaamisten mahdollisuudet ovat pienemmän kynnyksen takana ja voidaan ottaa osaksi maailmanlaajuista työkulttuuria – ei vain pohjoismaissa, joissa työkulttuurin perinne on ollut tälle suopeampi jo pitkään.
Monille ihmisille toimistolla työskentely tuo kuitenkin tärkeän rutiinin ja siirtymän vapaa-ajan ja työn välillä. Se voi olla vielä vaikea saavuttaa ilman fyysistä sijainnin vaihtoa. Monille työpaikalla läsnäolo on myös pakollista, jolloin tulee entistä tärkeämmäksi selvittää kuinka heidän työnsä voi jatkua niin, ettei vuorovaikutus muiden kanssa tuota tarpeettomia riskejä.
Kohdekäynnit ja tehdyt haastattelut Eurooppassa osoittivat että työntekemisen muutos on käynnissä. Etätyötä tuetaan luomalla muuntuvia työympäristöjä ja toimistoihin suunnitellaan varattavia työpisteitä. Pohtiessaan minkälaiesessa työpisteessä ja missä työntekijä työnsä tekee, nousee esille kysymys: mikä on toimiston ja työnantajan rooli kun halutaan tukea uutta tapaa työskennellä? Kuinka toimisto tulevaisuudessa parhaiten suunnitellaan niin että se tarjoaa viihtyisät tilat ja toimii kokoavana, keskeisenä ja jaettuna kohtaamispaikkana työyhteisölle?
